包頭醫(yī)學(xué)院科研檔案管理暫行辦法
包醫(yī)院字【2008】95號(hào)
學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究檔案是反映學(xué)校科學(xué)研究成果和科技活動(dòng)的真實(shí)寫(xiě)照，是在科學(xué)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，也是學(xué)校科技工作可參考利用的憑證依據(jù)。我院的科研檔案是我院科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科研儲(chǔ)備的一種形式和重要的信息資源。
為了保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和便于管理并利用，依據(jù)國(guó)家檔案法和教育部發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，以及衛(wèi)生部頒發(fā)的《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》，結(jié)合我院實(shí)際特制定本辦法。
第一條
學(xué)院科學(xué)研究材料的歸檔工作應(yīng)作為科研工作的重要組成部分，各院、系、部應(yīng)協(xié)助學(xué)院科技處做好科研工作的歸檔工作。科研人員應(yīng)當(dāng)在完成一項(xiàng)科研項(xiàng)目后，將該項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中所形成的相應(yīng)材料，按照科研檔案的要求及時(shí)整理歸檔。
第二條
在科研活動(dòng)中形成的歸檔材料有：
1 ．科研項(xiàng)目立項(xiàng)的依據(jù)材料：課題申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)（或任務(wù)書(shū)或委托書(shū)）、項(xiàng)目批準(zhǔn)書(shū)、科研協(xié)議書(shū)、專家評(píng)審意見(jiàn)、審批文件、經(jīng)費(fèi)撥款通知等。
2 ．科研過(guò)程中形成的材料：研究年度進(jìn)展報(bào)告、 研究的階段成果、延期結(jié)題申請(qǐng)等。
3 ．科研結(jié)題和成果鑒定材料：項(xiàng)目的技術(shù)和總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目的結(jié)題報(bào)告、科研論文、論著、成果鑒定申請(qǐng)和鑒定過(guò)程形成的全部材料、報(bào)獎(jiǎng)申請(qǐng)材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)和獎(jiǎng)勵(lì)文件、成果推廣使用報(bào)告、發(fā)明申請(qǐng)書(shū)、發(fā)明評(píng)議書(shū)、發(fā)明證書(shū)、發(fā)明獎(jiǎng)勵(lì)、研究有關(guān)的新聞報(bào)道簡(jiǎn)報(bào)等。
4 ．取得負(fù)結(jié)果或因故需修訂、中斷或撤銷(xiāo)課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔。
5．在進(jìn)行紙質(zhì)材料存檔的同時(shí)還需盡可能提供相應(yīng)的電子文檔，包括文字和圖像的電子化資料，充分利用計(jì)算機(jī)來(lái)輔助檔案管理工作，使檔案工作更趨于規(guī)范化和現(xiàn)代化。
第三條
實(shí)行科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立卷歸檔的責(zé)任制。科研項(xiàng)目完成后，由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗(yàn)收后進(jìn)行歸檔，歸檔材料也可按不同的實(shí)施階段進(jìn)行。歸檔工作原則上應(yīng)在該課題完成后二個(gè)月內(nèi)完成，沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料，或不能及時(shí)歸檔的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，學(xué)院將不再批準(zhǔn)申報(bào)新課題。
第四條
教師發(fā)表的科研論文應(yīng)在發(fā)表后一個(gè)月內(nèi)及時(shí)到科技處進(jìn)行登記備案，登記時(shí)需提供論文原件進(jìn)行核準(zhǔn)，并提供論文復(fù)印件進(jìn)行備案，經(jīng)備案后的論文方可在年終進(jìn)行年度論文獎(jiǎng)勵(lì)。
第五條
科研檔案的管理和利用：項(xiàng)目組研究人員查閱本課題檔案，可直接查閱；其他我院教職工查閱他人科研檔案時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人同意和科技處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；院外人員查閱科研檔案，須持單位介紹信，經(jīng)科技處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；復(fù)制保存的檔案，須經(jīng)分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)。
對(duì)已裝訂的技術(shù)材料，一般不準(zhǔn)拆開(kāi)，有特殊情況需要拆開(kāi)時(shí)，應(yīng)事先取得檔案管理人員的同意。
第六條
本辦法由包頭醫(yī)學(xué)院科技處解釋。
第七條
本辦法自公布之日起實(shí)行。
（供稿單位：科技處）
